Workflowy를 활용한 업무(태스크) 정리 방법 by 떠돌이

우리는 일할 때 다양한 소프트웨어를 사용합니다. 물론 사람마다 환경마다 다르겠지만 대부분 메모 툴과 할일관리 툴은 거의 필수적일 것 같습니다. 메모는 업무 중에 얻게되는 파편적인 정보들을 정리하는데 도움을 주고 할일 관리는 여러가지 산더미 같은 일들 중 오늘 집중해야하는 일을 추적하는데 도움을 줍니다.

저 같은 경우도 메모를 정리하는데는 에버노트를, 할일을 정리하는데는 Wunderlist를 사용하고 있었습니다. 둘 다 큰 문제 없이 쓰고 있었지만 에버노트는 어느덧 무료 플랜에서는 동기화 디바이스 제한이 생겼고, Wunderlist는 MS에 인수되면서 시한부 서비스가 되었죠.(Wunderlist는 결국 5월 6일 서비스가 종료되었습니다.)

이런 여러가지 문제로 인해 그동안 쓰던 툴을 다른 툴로 전환해야 했는데 이때 알게된 툴이 Workflowy라는 툴이었습니다. 비즈니스 메신저로 많이 사용하는 Slack을 기획할 때 썼던 툴이라고 해서 관심이 갔었죠. 이 블로그에서도 이전에 여러번 소개했던 툴이었습니다.


Workflowy는 기본적으로는 개요나 목록을 만드는 것 외에는 아무 기능이 없는 아웃라이너 툴입니다. 마치 표 밖에 만들 수 없는 엑셀처럼 이 툴은 목록만 만들 수 있습니다. 또 One Page Document 방식이라 하나의 목록을 같은 페이지에서 계속 만들어가는 구조로 되어있습니다. 대체 뭘 어떻게 써야하는가 싶은 생각이 들 정도입니다. 하지만 Workflowy는 잘만 사용한다면 아웃라이너 뿐 아니라 무궁무진한 가능성을 가진 툴이 될 수 있습니다.

전 Workflowy를 알게 된 후 에버노트와 Wunderlist를 완전히 대체했는데요, 제가 사용했던 방식을 이번 글에서 정리 함과 동시에 Workflowy를 업무에 사용하실 분들께 도움이 되었으면 좋겠습니다.



시작하기 전에 : Workflowy의 특징


앞에서도 언급했지만 Workflowy는 기본적으로는 아웃라이너 툴입니다. 리스트를 만들고 수정하고 배치하는게 가장 기본적인 방식이죠. 하지만 One Page Document 방식으로 한 페이지 짜리 문서를 무한으로 생성하는 방식이라 좀 낯선 방식입니다. 그래서 시작하기 전에 알아두면 좋을 Workflowy의 특징 두가지를 소개할까 합니다. 좀 더 자세한 내용은 예전에 썼던 글에도 잘 나와있으니 참고해주시면 좋을 것 같습니다.

특징 1 : 각 리스트는 하나의 문서다


Workflowy의 가장 큰 특징 중 하나는 각 리스트를 Zoom하는 방식으로 하나의 리스트를 또 하나의 문서처럼 사용할 수 있다는 것입니다. 아래 예시 이미지에서 보면 업무 리스트 아래 프로젝트 관리, 신규 서비스 페이지 구축과 같은 목록이 있는데요, 각 목록이 하나의 문서가 됩니다.


리스트 앞에 있는 Bullet 버튼을 클릭해보면 각각의 목록을 확대해서 작성할 수 있습니다. ‘신규 서비스 페이지 구축’이라는 목록을 확대해보면 아래에 기획, 개발, 디자인, .. 같은 하위 목록이 포함된 페이지가 나타납니다. 여기에서 기획 Bullet을 한번 더 클릭해보면 다음과 같이 기획 하위에 있는 목록을 확인할 수 있는 페이지가 나오죠.


이렇게 확대한 목록 아래에서 계속 목록을 만들어 작성해 나갈 수 있습니다. 이런식으로 작성하다보면 전체적으로는 하나의 목록이지만 각 하위 목록별로 매우 많은 내용을 담고 있는 문서가 됩니다. 모두 같은 문서에 있기 때문에 각 목록(또는 페이지)은 서로 이동하거나 분류를 재편하기가 매우 쉽습니다.

특징 2 : 검색 기능


개인적으로 Workflowy의 진짜 능력은 강력한 검색 기능이라고 생각합니다. 아무리 거대한 목록이라도, 아무리 깊게 있는 목록이라도 Workflowy는 모든 목록을 한번에 검색할 수 있습니다.

확대한 상태에서 검색할 때는 해당 목록의 하위 메뉴 기준으로 검색이 되는데요, 검색 결과를 보면 단순히 해당하는 키워드의 내용만 보여주지 않고 해당 목록이 위치해 있는 모든 상위 메뉴를 같이 보여줍니다. 이렇게 검색되면 해당 컨텐츠가 어떤 맥락에 위치하고 있는지 쉽게 알 수 있죠. 그냥 검색 결과만 나열해주는 에버노트 같은 메모 서비스에 비해 정보의 맥락을 판단하기가 수월합니다.


또한 해시태그를 통해 쉽게 검색할 수 있습니다. 해시태그는 #, @ 두가지 문자를 지원하는데 #, @ 문자를 입력하는 순간 자동완성이 되므로 일관성 있게 유지할 수 있습니다. 해시태그를 입력하면 자동으로 링크가 생성되는데, 해당 링크를 클릭하면 해시태그별로 검색하는게 가능합니다.


Workflowy에는 즐겨찾기 기능이 있는데, 즐겨찾기 기능은 목록 뿐 아니라 검색 자체를 즐겨찾기 할 수 있습니다. 검색 결과에서 별표를 클릭하면 즐겨찾기를 통해 해당 검색 결과에 쉽게 접근할 수 있습니다.


Workflowy를 사용하는 이유


에버노트와 Wunderlist와 비교했을 때 Workflowy의 가장 큰 장점은 흩어져있는 정보의 파편을 한군데에 맥락을 갖춰 정리할 수 있다는 것입니다.

에버노트의 검색 기능도 나쁘진 않지만 노트북이나 카테고리 등으로 제대로 정리하지 않는다면 검색하기가 어렵습니다. 노트북이나 카테고리로 정리를 했다고 해도 상위에 또 다른 분류를 추가해야하거나 이동시켜야할 때 마음대로 정리하기가 쉽지 않습니다. Workflowy는 전체 페이지가 상위의 목록 형태로 모두 연결되어있으므로 좀 더 체계적으로 정리하기 좋습니다.

에버노트를 통해 검색된 정보는 맥락을 파악하기 어려운 경우가 많습니다. 아무리 카테고리 정리를 잘한고 해도 해당 정보가 어떤 맥락을 통해 나온 정보인지를 파악하려면 내용이나 제목으로 유추해야합니다. Workflowy는 리스트를 다양하게 정리할 수 있을 뿐 아니라 검색 시에도 맥락이 유지되고 있어 정보를 검색하는데 유리합니다.

Wunderlist 같은 할일 관리 앱이랑 비교하자면 사실 Workflowy의 할일 관리 기능은 많지 않은 편입니다. 태스크를 정하고 완료되면 목록에서 지우는 기본적인 기능만 지원하고 있습니다. 날짜별 알림은 안되고 날짜를 설정하는 기능 자체도 부족합니다.(최근에야 베타 버전에 날짜 기입 기능이 추가된 상태입니다.) 반복 알림 같은 기능도 없기 때문에 반복 알림이 필요한 경우라면 또 다른 할일 관리 앱(iOS의 미리 알림 앱 같은)이 필요할 수도 있습니다.

Workflowy가 Wunderlist 같은 할일 관리 앱과 비교했을 때 우위를 갖는 것은 태스크를 좀 더 체계적으로 분류할 수 있고 정보와 태스크를 하나로 정리할 수 있다는 점입니다. 요즘은 할일 관리 툴에도 메모 기능이나 코멘트 기능을 통해 해당 업무에 몇가지 중요한 정보를 기입하는게 가능하지만 그래도 여전히 제한적이죠. Workflowy에서는 목록에서 오늘 해야할 일을 Zoom 하면 해당 업무와 관련된 ‘정리된’ 정보 리스트를 같이 볼 수 있습니다.


Workflowy로 할일 관리하기


일단 리스트에 해야할 것으로 예상되는 일을 먼저 정리합니다. 각 일의 구체적인 내용은 각 단계에 가면 구체화될 것이므로 구체적으로 적진 않아도 됩니다.

업무는 어느정도 반복되는 성질을 갖고 있으므로 한번 구조를 만들어놓고 Duplicate 기능으로 복사해서 쓸 수도 있습니다.


만약 기한이 있는 일이라면 별도의 노트를 통해 알려주는 것도 좋을텐데요, 전 주로 Shift를 통해 입력하는 주석을 사용합니다. 목록을 볼 때도 목록 아래 한줄로 표시해주기 때문에 알아야할 것들을 바로 알 수 있습니다.


이 외에도 주석에는 해당 할 일에 대해 알아야할 내용 중 바로 알아야할 내용(JIRA 이슈 링크, 메모)을 기입하면 목록을 펴보거나 확대하지 않아도 내용을 바로 알 수 있습니다.


기본적으로는 이런식으로 할 일 목록을 만들면 완성입니다.이러한 목록이 하나라면 오늘 해야할 일을 어렵지 않게 구분할 수 있지만 보통은 이런 일들이 여러가지가 동시에 진행되는 것이 우리네 삶이죠. 같은 프로젝트 두개를 동시에 관리해야하는 상황이 생긴다면? 그래서 전 이럴 때 해시태그를 사용하여 구분합니다.

제 경우 #오늘, #이번주, #다음주 같은 식으로 해시태그를 만들어 관리하고 있습니다.

일단 이번주와 다음주 해야할 일들을 각각 #이번주, #다음주 태그를 붙여줍니다.

1. 해야하는 일들을 #다음주 로 먼저 분류하고


2. #다음주 해시 태그 중에 이번주에 해야할 것들을 #이번주 태그로 분류합니다.


3. #이번주 태그로 검색하여 이번주 해야할일 가운데 오늘 해야할 일에 #오늘 태그를 추가해줍니다.


4. 이렇게 하면 #오늘 태그로 검색하면 오늘 할일 목록이 만들어집니다. 이런 식으로 이번주, 다음주 할일 목록도 만들 수 있죠.


5. 해야할 일이 완료되면? 완전히 완료되어 목록에서 볼 필요가 없다면 Ctrl + Enter(맥은 cmd + Enter)하여 해당 목록을 완료처리시키면 됩니다. 완료 처리 된 일은 Ctrl + O (맥은 cmd + O) 하면 다시볼 수 있으므로 잠시 목록에서 숨김처리 해주는 것이죠.


6. 오늘 해야할 일이 마무리 되면 다시 #이번주 태그에서 오늘 해야할 일을 추립니다. 이런 식으로 매주, 매일을 반복하다보면 오늘 해야할 일 목록, 이번주에 해야할 일 목록, 다음주에 해야할 일 목록을 손쉽게 분류할 수 있습니다.

사실 여기까지만 해도 대부분 별 문제 없이 쓰실 수 있겠지만, 저 같은 경우에는 한 차원 더 추가해주고 싶었습니다. 바로 일의 상태죠. 같은 할 일이라고 해도 어떤 일은 바로 진행할 수 있는 일도 있고 상대방의 응답을 기다리거나 선행 작업을 먼저 기다려야 하는 일도 있죠.

그래서 전 각 해야할 일에 #진행중과 #대기중 태그를 추가로 붙여줬습니다. 바로 내가 진행해야하는 일은 #진행중, 어떤 이유든지 기다려야 하는건 #대기중 을 붙이는 식이죠.

이런식으로 태그를 붙여주면 더 상세하게 구분할 수 있게 됩니다. 오늘 해야할 일(#오늘 #진행중), 오늘까지 기다려야 할 일(#오늘 #대기중), 이번주 진행할 일, 이번주 안에 마무리되어야할 것 중 대기중인 것들 같은 식이죠. 속성별로 여러 해시태그를 추가해주면 좀 더 섬세한 할일 관리가 가능해집니다.


각 검색 결과는 즐겨찾기를 통해 관리하면 더 접근하기 쉽겠죠. 검색 결과에서 별표에 체크해주면 즐겨찾기를 통해 훨씬 접근하기 쉬워집니다.


이런 방식의 태스크 관리는 간단한 목록에서는 불필요한 일이지만 동시에 진행되는 프로젝트가 5개~7개 정도만 되어도 확실히 빛을 발합니다. Workflowy는 수 많은 태스크 속에서 길을 잃지 않게 해줄겁니다.

Workflowy로 메모 관리하기


사실 메모 관리는 이렇다할 특징이 없습니다. 이미 눈치채셨다시피 각 리스트에 적당한 곳에 리스트 하나를 만들어 입력하면 됩니다. 예를 들어 제가 오늘 신규 프로젝트 관련해서 고객사와 미팅을 했고, 해당 미팅의 회의록을 작성해야한다고 가정해보죠.

일단 업무 리스트 아래에 있는 프로젝트 관리로 이동 후 신규 서비스 페이지 구축을 클릭한 다음 기획 > 요구사항 분석 아래에 회의록을 작성하면 됩니다. 이런식으로 메모하면 해당 메모의 맥락을 알 수 있게 되겠죠.


차후에 검색을 통해 해당 회의록이 나와도 어떤 업무로 인해 회의록을 작성한 것인지 금방 알 수 있습니다.


물론 숨가쁘게 돌아가는 실무 상황에서 이런식으로 매번 맥락을 찾아 메모를 적당한 곳에 넣는 것은 어려운 일입니다. 이럴 경우는 목록 최상단에 Inbox를 만들어 그 안에 분류가 어렵거나 당장 분류할 수 없는 메모를 다 넣는 방법도 있습니다. 나중에 여유가 있을 때 적당한 부분에 드래그해서 배치할 수도 있습니다.



간혹 회의 중에 해야할 일이 나타나는 경우도 있습니다. 이럴 경우 따로 할일 관리 목록에 추가해줄 필요 없이 회의록에서 #다음주 와 같은 태그를 붙여주기만 하면 됩니다. 여러분의 다음주 할일 목록에 회의중에 나왔던 태스크가 나타나게 되겠죠.


마무리


지금까지 Workflowy를 통해 제가 할일 관리와 메모를 같이하는 방법을 정리해 보았습니다. 저한테 Workflowy는 없으면 업무를 할 수 없는 필수 업무툴이 된지 오래입니다.

그 전까지는 어딘가에 정리를 해도 잊어버릴지도 모른다는 불안감 때문에 스트레스를 받았었습니다. 다이어리나 에버노트에 적어놔도 나중에 다시 분류하기가 엄두도 안나고 다시는 안보게 될 것 같은 불안감이 있었죠. 하지만 Workflowy릍 통해 정리해두면 보다 쉽게 체계화할 수 있고, 다양한 해시태그나 검색어 사용을 통해 쉽게 정보를 불러올 수 있었습니다.

이번에 정리한 것 외에도 Workflowy를 사용하는 방법은 다양합니다. 저 같은 경우 일할 때는 할일, 메모 관리 용도로 주로 쓰고 있지만 블로그 글을 쓸 때는 Workflowy로 글감을 분류하고 포스팅 원고를 작성하고 있습니다. 한 목록에서 하나의 문단을 작성하는 방식인데 Workflowy로 작성해놓으면 문단 배치나 수정이 편해서 자주 사용합니다.(지금 이 글도 Workflowy로 초안 작업을 했습니다.)

이처럼 개인 용도에 맞춰서 사용하다보면 Workflowy는 무궁무진하게 사용할 수 있습니다. 다만 아무 설명도 제약도 없는만큼 개인에게 맞는 사용 패턴을 찾아기도 어렵죠. 이 글이 그런 분들께 도움이 되었기를 바랍니다.

덧글

  • 핑크 코끼리 2020/05/11 11:16 #

    잘 봤습니다. 쓰기 편해보이기는 하네요. 에버노트로 시스템을 구축해두긴 해서 옮길것 같지는 않지만, 그래도 심플하게 잘 만든 것 같아 좋아보이네요
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